WPS Excel入门:处理表格的一般流程

2021年6月24日12:01:34WPS Excel入门:处理表格的一般流程已关闭评论 144 views
微信公众号 【EXCEL880】 QQ群【165159540】 Excel课程咨询 请加郑广学老师微信EXCEL880B

给你一份Excel表格,你一般是怎么处理的呢?下面的五个步骤几乎是我必备的操作。

第一步:存盘和备份。

特别是一些重要的表格,先备份和保存一份是个好习惯。WPS和Excel中都有定时自动保存的功能,不妨开启它。

WPS Excel入门:处理表格的一般流程

WPS 开启自动保存步骤:WPS选项——备份设置——启用定时备份,并输入定时保存时间,例如5分钟。

Excel开启自动保存步骤:Excel选项——保存——设置保存自动恢复信息时间间隔。

第二步:输入内容。

一般先输入标题和第一列,再输入其他内容。为了输入方便一些,可以选中区域,点击边框按钮,设置好“全边框”。

WPS Excel入门:处理表格的一般流程

第三步:设置单元格格式。

单元格的格式包括数据的分类、对齐、字体、边框等,设置时建议几列一起批量设置,更高效,更美观。尤其是数字之类的单元格,正确设置其分类是处理表格必不可少的步骤,我在《WPS Excel 表格怎么学》这篇文章中详细论述过这种必要性,这里就不赘述了。

WPS Excel入门:处理表格的一般流程

第四步:计算。

上述三个步骤没有必然的先后顺序,不过在计算之前,一定要设置好数据分类。通常我们会先输入第一行的公式,然后选中这些单元格,向下填充,将公式复制到剩下的单元格中。

WPS Excel入门:处理表格的一般流程

第五步:美化和图表。

表格中的数据很多,看起来就很不方便,因此,简单美化也是必需的操作。一般,我们都会给标题设置一个醒目的填充颜色,而主体的数据部分设置一些较浅的颜色。同一类的数据设置成相同的颜色,如果数据没有类别之分(就像下表),隔行设置不同的颜色,是个不错的选择。

WPS Excel入门:处理表格的一般流程

根据数据的不同,时间和各自不同的Excel处理能力,可以进一步设置条件格式等。美化表格之后,如果你需要将数据呈现给老板看,最后再添加一个图表。

WPS Excel入门:处理表格的一般流程

图表有很多种,柱状图绝对是用得最多的。简单的数据用一个柱状图或折线图即可,百分比相关的一般用饼图。如果至少有两类数据,而数据之间的差异较大,则可以使用组合图和双坐标轴图表。

注意。

函数和公式通常会设置在同一列或同一行中,切记不可在同一列或同一行中保留一部分公式,一部分数值。这样更新这份表格时,很容易遗漏部分公式,这是很多Excel新手最容易犯的错误之一。


谢谢阅读,欢迎点赞、评论、关注和点击头像。