给你一份Excel表格，你一般是怎么处理的呢？下面的五个步骤几乎是我必备的操作。

第一步：存盘和备份。

特别是一些重要的表格，先备份和保存一份是个好习惯。WPS和Excel中都有定时自动保存的功能，不妨开启它。

WPS 开启自动保存步骤：WPS选项——备份设置——启用定时备份，并输入定时保存时间，例如5分钟。

Excel开启自动保存步骤：Excel选项——保存——设置保存自动恢复信息时间间隔。

第二步：输入内容。

一般先输入标题和第一列，再输入其他内容。为了输入方便一些，可以选中区域，点击边框按钮，设置好“全边框”。

第三步：设置单元格格式。

单元格的格式包括数据的分类、对齐、字体、边框等，设置时建议几列一起批量设置，更高效，更美观。尤其是数字之类的单元格，正确设置其分类是处理表格必不可少的步骤，我在《WPS Excel 表格怎么学》这篇文章中详细论述过这种必要性，这里就不赘述了。

第四步：计算。

上述三个步骤没有必然的先后顺序，不过在计算之前，一定要设置好数据分类。通常我们会先输入第一行的公式，然后选中这些单元格，向下填充，将公式复制到剩下的单元格中。

第五步：美化和图表。

表格中的数据很多，看起来就很不方便，因此，简单美化也是必需的操作。一般，我们都会给标题设置一个醒目的填充颜色，而主体的数据部分设置一些较浅的颜色。同一类的数据设置成相同的颜色，如果数据没有类别之分（就像下表），隔行设置不同的颜色，是个不错的选择。

根据数据的不同，时间和各自不同的Excel处理能力，可以进一步设置条件格式等。美化表格之后，如果你需要将数据呈现给老板看，最后再添加一个图表。

图表有很多种，柱状图绝对是用得最多的。简单的数据用一个柱状图或折线图即可，百分比相关的一般用饼图。如果至少有两类数据，而数据之间的差异较大，则可以使用组合图和双坐标轴图表。

注意。

函数和公式通常会设置在同一列或同一行中，切记不可在同一列或同一行中保留一部分公式，一部分数值。这样更新这份表格时，很容易遗漏部分公式，这是很多Excel新手最容易犯的错误之一。

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