工作中有时候需要将一个Word文档拆分成多个文档。

这不，又到年底了，许多公司会发一些催款函给其他公司。一份一份地制作催款函，不仅效率低，还很容易出错。所以，可以使用word邮件合并功能批量生成催款函。

word邮件合并需要的仅仅是一份催款函模板，外加一份Excel文件，Excel中包含各个公司账目往来明细。

这样，几秒的时间就可以批量生成几十份催款函，然而这些催款函都保存在一个文件中，我们需要将这一个文件按照公司名称拆分成多个文件，然后再详加审查后发出。

拆分word步骤1

按“Ctrl + F”查找出所有的“催款函”字样，或选中第一个“催款函”，点击“开始”——“编辑”——“选择”——“选择格式相似的文本”。

拆分word步骤2

点击“视图”——“大纲”。此时所有的内容都显示成了左对齐，每个章节前还显示了一个小圆圈。

拆分word步骤3

保持“催款函”处于选中状态，将它们设置为“1级”，这样，就会在每个“催款函”前看到一个“+”号，每份之间多了一个“分节符”。

如果不小心点了其他地方，使得“催款函”没有被选中，也可以重复步骤1选中“催款函”再操作。当然，也可以逐一选中关键字，一一设置“1级”。

拆分word步骤4

选中所有的文字，点击“显示文档”——“创建”，这样每份“催款函”之间就会有明显的界线。注意，必须先选中所有的文字，否则执行这个步骤时将看不到任何变化哦。

拆分word步骤5

按“Ctrl + S”或点击保存按钮，就会自动将这一份文档拆分成很多份。

注意

1. 在拆分word文档前，请记得备份一下原文件。
2. 将关键字设置为“1级”后，关键字的格式为“标题1”，左对齐。如果你希望生成的每份文档中的这个关键字居中对齐，可以在设置好“1级”之后，返回“开始”菜单修改格式。
3. 最终的多个word文件名就是你的设置为“1级”的所有关键字，如果你的关键字都相同，那么office程序会自动在各个文件名后添加数字，以示区分。

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