邮件合并生成的一个Word文档,可以这样快速拆分成许多个文档哦

2021年10月15日10:36:12邮件合并生成的一个Word文档,可以这样快速拆分成许多个文档哦已关闭评论 8 views
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工作中有时候需要将一个Word文档拆分成多个文档。

这不,又到年底了,许多公司会发一些催款函给其他公司。一份一份地制作催款函,不仅效率低,还很容易出错。所以,可以使用word邮件合并功能批量生成催款函。

邮件合并生成的一个Word文档,可以这样快速拆分成许多个文档哦

word邮件合并需要的仅仅是一份催款函模板,外加一份Excel文件,Excel中包含各个公司账目往来明细。

邮件合并生成的一个Word文档,可以这样快速拆分成许多个文档哦

这样,几秒的时间就可以批量生成几十份催款函,然而这些催款函都保存在一个文件中,我们需要将这一个文件按照公司名称拆分成多个文件,然后再详加审查后发出。

拆分word步骤1

邮件合并生成的一个Word文档,可以这样快速拆分成许多个文档哦

按“Ctrl + F”查找出所有的“催款函”字样,或选中第一个“催款函”,点击“开始”——“编辑”——“选择”——“选择格式相似的文本”。

拆分word步骤2

邮件合并生成的一个Word文档,可以这样快速拆分成许多个文档哦

点击“视图”——“大纲”。此时所有的内容都显示成了左对齐,每个章节前还显示了一个小圆圈。

拆分word步骤3

邮件合并生成的一个Word文档,可以这样快速拆分成许多个文档哦

保持“催款函”处于选中状态,将它们设置为“1级”,这样,就会在每个“催款函”前看到一个“+”号,每份之间多了一个“分节符”。

如果不小心点了其他地方,使得“催款函”没有被选中,也可以重复步骤1选中“催款函”再操作。当然,也可以逐一选中关键字,一一设置“1级”。

拆分word步骤4

邮件合并生成的一个Word文档,可以这样快速拆分成许多个文档哦

选中所有的文字,点击“显示文档”——“创建”,这样每份“催款函”之间就会有明显的界线。注意,必须先选中所有的文字,否则执行这个步骤时将看不到任何变化哦。

拆分word步骤5

邮件合并生成的一个Word文档,可以这样快速拆分成许多个文档哦

按“Ctrl + S”或点击保存按钮,就会自动将这一份文档拆分成很多份。

注意

  1. 在拆分word文档前,请记得备份一下原文件。
  2. 将关键字设置为“1级”后,关键字的格式为“标题1”,左对齐。如果你希望生成的每份文档中的这个关键字居中对齐,可以在设置好“1级”之后,返回“开始”菜单修改格式。
  3. 最终的多个word文件名就是你的设置为“1级”的所有关键字,如果你的关键字都相同,那么office程序会自动在各个文件名后添加数字,以示区分。

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