网上WPS/Excel表格的教程很多，不过很少有人分享使用表格过程中的一些原则，或者说好习惯。特别是当你一份表格很多人使用时，遵守如下这些原则，可以让大家减少重复劳动和错误，提早下班。

原则1：设置正确的单元格格式（尤其是数字和日期，边框）。

excel表格默认的数据类型是“常规”，数据录入后，会自动显示成表格认为的样子，如输入“2/3”会变成“2月3日”，输入超过11位的数据会自动变成科学计数，这些转变有时候是不可逆转的，而且格式不正确，会导致很多计算错误。因此，在设计表格的时候，应该每一列的数据设置正确的格式。你怎么知道下一填写表格的人会直接输入11位数的手机号？还是“+86135xxxx6666”式的14位的手机号呢？

原则2：粘贴时使用选择性粘贴，避免破坏原有格式。

直接使用“Ctrl + C”/“Ctrl + V”是很多新手常犯的错误，这样直接粘贴常常会破坏表格原有的格式，特别是你的数据是从Excel之外的其他程序如邮件、网页等复制而来时。例如表格中使用“自定义”格式设置了单位，被人直接粘贴了一个数字之后，计算结果就要出错了，这时很烦人的。因此为了减少这种麻烦，不如一开始就使用选择性粘贴。

原则3：不用合并，除非有非用不可的理由。

合并后的表格看起来会更整洁一些，但却会在复制、剪切、删除、计算、查询时带来麻烦，因此尽可能地少用合并，只在发送报告地前一刻合并单元格，并记得要备份好合并前的表格哦。

原则4：公式中尽量用引用，切忌一部分用引用，一部分用公式计算结果。

如下表所示，提成比例和提成两列一部分用公式，一部分用数值，下次要是修改了销量，提成比例和提成两列的结果就要出错，可怕的是，这种错误不仔细看，还看不出来！这个表格等于用了一次，就不能再重复使用了。因此公式中尽量使用单元格引用，如果有数字，请确保这个数字从此以后也不会发生变化。

原则5：设置好自动保存时间，常用“Ctrl + S”。

请给表格设置好自动保存的时间，以防万一断电、电脑出现异常、忘记保存、误操作等灾害发生时，后悔不及。保存文档快捷键“Ctrl + S”应该成为我们最常用的一个快捷键。

原则6：每个工作表的数据类别尽量一致

一份Excel文件尽量不要包含太多的表格，每个工作表的数据分类要明确，如果原始数据很多，那么请给予这些原始数据制作的图表、数据透视图等最好另外新建一个工作表来存放。

谢谢阅读，每天学一点，省下时间充实自己。