分享Excel表格的6个实用原则,让你减少重复劳动和错误

2021年10月10日20:34:55分享Excel表格的6个实用原则,让你减少重复劳动和错误已关闭评论 10 views
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网上WPS/Excel表格的教程很多,不过很少有人分享使用表格过程中的一些原则,或者说好习惯。特别是当你一份表格很多人使用时,遵守如下这些原则,可以让大家减少重复劳动和错误,提早下班。

原则1:设置正确的单元格格式(尤其是数字和日期,边框)。

excel表格默认的数据类型是“常规”,数据录入后,会自动显示成表格认为的样子,如输入“2/3”会变成“2月3日”,输入超过11位的数据会自动变成科学计数,这些转变有时候是不可逆转的,而且格式不正确,会导致很多计算错误。因此,在设计表格的时候,应该每一列的数据设置正确的格式。你怎么知道下一填写表格的人会直接输入11位数的手机号?还是“+86135xxxx6666”式的14位的手机号呢?

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原则2:粘贴时使用选择性粘贴,避免破坏原有格式。

直接使用“Ctrl + C”/“Ctrl + V”是很多新手常犯的错误,这样直接粘贴常常会破坏表格原有的格式,特别是你的数据是从Excel之外的其他程序如邮件、网页等复制而来时。例如表格中使用“自定义”格式设置了单位,被人直接粘贴了一个数字之后,计算结果就要出错了,这时很烦人的。因此为了减少这种麻烦,不如一开始就使用选择性粘贴。

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原则3:不用合并,除非有非用不可的理由。

合并后的表格看起来会更整洁一些,但却会在复制、剪切、删除、计算、查询时带来麻烦,因此尽可能地少用合并,只在发送报告地前一刻合并单元格,并记得要备份好合并前的表格哦。

原则4:公式中尽量用引用,切忌一部分用引用,一部分用公式计算结果。

如下表所示,提成比例和提成两列一部分用公式,一部分用数值,下次要是修改了销量,提成比例和提成两列的结果就要出错,可怕的是,这种错误不仔细看,还看不出来!这个表格等于用了一次,就不能再重复使用了。因此公式中尽量使用单元格引用,如果有数字,请确保这个数字从此以后也不会发生变化。

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原则5:设置好自动保存时间,常用“Ctrl + S”。

请给表格设置好自动保存的时间,以防万一断电、电脑出现异常、忘记保存、误操作等灾害发生时,后悔不及。保存文档快捷键“Ctrl + S”应该成为我们最常用的一个快捷键。

原则6:每个工作表的数据类别尽量一致

一份Excel文件尽量不要包含太多的表格,每个工作表的数据分类要明确,如果原始数据很多,那么请给予这些原始数据制作的图表、数据透视图等最好另外新建一个工作表来存放。


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