表格数据那么多,怎样设置阅读起来比较方便

2019年4月8日20:58:13表格数据那么多,怎样设置阅读起来比较方便已关闭评论 6 views
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打开一份密密麻麻都是数据的表格,看得让人头疼不说,还很容易看错了数据。怎样让阅读表格变得方便一些呢?

技巧1:拆分窗口

我们知道D列的数据和AA列的数据相距很远,怎么同时查看这两列数据呢?

第4行和第149行也相距很远,怎么同时查看这两行的数据呢?

表格数据那么多,怎样设置阅读起来比较方便

点击“视图”菜单下的“拆分窗口”,就会在界面上出现上图中的横竖两条分隔线,界面上也会出现4个滚动条,将鼠标移动到分割线上,变成双向箭头后,可以拖动鼠标调整分割线的位置,这样就可以同时查看相距很远的两列或两行了。

表格数据那么多,怎样设置阅读起来比较方便

除了“拆分窗口”这个按钮,还可以将滚动条右侧的竖线直接拖动到屏幕中成为分隔线,将同一个工作表拆分成左右两部分。

点击“取消拆分”可以退出多窗格的状态,返回正常的状态。

技巧2:冻结窗格

使用了“冻结窗格”,当鼠标滚动屏幕上的数据时,可以保证标题行或标题列永远显示在界面之上。建议再把表格发送给老板前,冻结好标题,让老板阅读起来方便一些。

表格数据那么多,怎样设置阅读起来比较方便

技巧3:使用阅读模式

WPS中点击“阅读模式”,接着点击屏幕,可以使选中的单元格所在行列高亮显示,高亮显示的颜色可以在阅读模式下拉菜单中修改。

表格数据那么多,怎样设置阅读起来比较方便

Excel中默认没有阅读模式,不过也可以通过条件格式达到“点击单元格就高亮显示”的作用。

首先选中整个工作表,新建条件格式,并输入公式“=CELL("row")=ROW()”作为规则,接着设置好填充的颜色,这样选中单元格所在那一行就会高亮显示了。

表格数据那么多,怎样设置阅读起来比较方便

接着添加条件格式,输入公式“=CELL("col")=COLUMN()”并设置格式,这样选中单元格所在列就会高亮显示了。

表格数据那么多,怎样设置阅读起来比较方便

网上有些教程说设置了上述两个条件格式之后,还需要一段VBA代码,才能实现高亮行列。其实是不需要的,只是和WPS中不同,在Excel中需要先双击单元格,再点击其他单元格,才能看到效果。

其他

另外,合适的字体和单元格大小及边框、有规律地填充数据颜色、适当的条件格式、必要的图表、正确的排列顺序等,也都有利于提高表格的可读性。


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